Padahal, analisis dan pengalaman praktis bertahun-tahun menunjukkan bahwa digitalisasi dari "tugas-tugas yang tampaknya tidak penting" memiliki banyak manfaat, termasuk:
Manfaat tersebut tentu juga berdampak sama pada sistem absensi karyawan. Maka tak heran, sejak segala hal beralih online, beberapa perusahaan mulai beralih ke attendance management software.
Untuk lebih jelasnya, pada ulasan kali kita akan melihat beberapa alasan utama kenapa Anda perlu meninggalkan absensi karyawan manual yang tidak relevan di era saat ini.
Ada banyak hal kenapa absensi manual menggunakan excel dapat menyebabkan kesalahan pemrosesan penggajian, termasuk data yang tidak lengkap, human error, hilangnya dokumen, hingga absensi yang perlu diulang pada tanggal tertentu karena satu dan lain hal. Semua ini tentu dapat menyebabkan biaya yang jauh lebih tinggi.
Dengan penggunaan solusi digital, seperti Talenta, semua masalah ini dapat diselesaikan. Aplikasi absensi karyawan Talenta mengingatkan karyawan untuk check-in dan check-out, tidak ada dokumen yang hilang, dan data sampai ke departemen HR dengan tepat waktu.
Distribusi, pengumpulan, pemrosesan, menjadi lebih mudah. Versi digital juga jauh lebih transparan, dan karyawan lebih sulit memalsukan jam kedatangan atau jam pulang kerja.
Berdasarkan kuesioner web, 46,7% responden mencatat waktu ketidakhadiran seperti liburan, cuti sakit, perjalanan bisnis, dan lain-lain masih dalam bentuk manual, dan sebanyak dua pertiga (69,5%) responden juga mencatat pekerjaan lembur dengan cara manual.
Padahal jika dibandingkan dengan spreadsheet manual, attendance management software yang memuat proses pengajuan cuti, pengajuan izin sakit, dan persetujuan atasan langsung dari smartphone membuat pekerjaan jauh lebih cepat, lebih produktif,mudah, dan bebas dari kesalahan.
Menerapkan pekerjaan sederhana secara digital, tentu menghemat banyak waktu bagi setiap perusahaan, yang kemudian dapat dihabiskan untuk tugas yang lebih penting dan berkontribusi pada nilai yang lebih tinggi.
Dengan absensi online, Anda dapat mengatur waktu karyawan dengan lebih efisien. Misalnya, jika analisis data tim HR menunjukkan kepada Anda jam lembur di satu departemen, atau banyak cuti sakit di departemen lain, ini memberi Anda kesempatan untuk bertindak tepat waktu dan efektif.
Anda dapat dengan mudah menemukan akar masalah dan akhirnya memutuskan tindakan yang perlu diambil. Hal ini memungkinkan Anda untuk menggunakan sumber daya yang terbatas secara efisien serta menghemat waktu untuk departemen HR, yang dapat berfokus pada tugas-tugas strategis.
Melalui penggunaan penjadwalan otomatis, penjadwalan waktu kerja di Talenta memungkinkan manajer untuk membuat dan mengelola jadwal untuk kelompok karyawan yang lebih besar.
Manajer dapat menjadwalkan jam kerja secara real time sesuai dengan keinginan karyawan dan kebutuhan bisnis. Baik itu jadwal harian, mingguan, atau bulanan terlihat di dashboard Talenta.
Dengan attendance management software, mengelola lembur dan absensi menjadi jauh lebih mudah. Ketidakhadiran dapat diminta dan disetujui dengan menggunakan aplikasi. Ada juga statistik terperinci tentang frekuensi ketidakhadiran berdasarkan waktu, dan gambaran umum yang lebih baik tentang periode lembur.
Di tingkat perusahaan, manajemen lembur dan ketidakhadiran yang tepat dapat membantu mengidentifikasi apakah secara finansial lebih baik dan lebih layak untuk menerapkan kerja lembur daripada mempekerjakan karyawan baru, yang dapat menghemat anggaran tahunan.
Perencanaan sesuai kebutuhan di lapangan merupakan salah satu elemen dasar dalam menjaga produktivitas yang tinggi, khususnya di bidang manufaktur, retail, call center, perhotelan, kesehatan, dan logistik.
Survei menunjukkan bahwa sepertiga (35,5%) perusahaan tidak memiliki gambaran umum tentang berapa banyak karyawan yang datang untuk bekerja pada hari tertentu, dan kapan. Hal ini karena mereka sama sekali tidak melacak jam kerja karyawan.
Sebetulnya, dengan mengetahui karyawan mana saja yang datang maupun tidak, dapat mempermudah tim untuk mengerjakan tugas-tugas yang urgensi yang perlu diganti sementara. Terlebih, jika karyawan yang berhalangan hadir secara tiba-tiba karena sakit dan lain hal.
Jadi, apakah Anda masih melacak absensi karyawan secara manual? Percayalah, cara ini tidak optimal. Coba solusi aplikasi absensi online Talenta secara gratis dan lihat sendiri betapa nyamannya menggunakan digital dengan attendance management software Talenta.
- Menyimpan aset di beberapa segmen bisnis
- Menyediakan waktu untuk tugas yang lebih rumit
- Menjaga motivasi kerja yang tinggi di antara karyawan
- Memberikan wawasan mendalam tentang cara karyawan dikelola di perusahaan Anda, yang berkontribusi pada keunggulan kompetitif jangka panjang
- Lebih sedikit kesalahan dan statistik yang lebih baik
Manfaat tersebut tentu juga berdampak sama pada sistem absensi karyawan. Maka tak heran, sejak segala hal beralih online, beberapa perusahaan mulai beralih ke attendance management software.
Untuk lebih jelasnya, pada ulasan kali kita akan melihat beberapa alasan utama kenapa Anda perlu meninggalkan absensi karyawan manual yang tidak relevan di era saat ini.
1. Absensi Manual Menyebabkan Kesalahan Pemrosesan Penggajian
Ada banyak hal kenapa absensi manual menggunakan excel dapat menyebabkan kesalahan pemrosesan penggajian, termasuk data yang tidak lengkap, human error, hilangnya dokumen, hingga absensi yang perlu diulang pada tanggal tertentu karena satu dan lain hal. Semua ini tentu dapat menyebabkan biaya yang jauh lebih tinggi.
Dengan penggunaan solusi digital, seperti Talenta, semua masalah ini dapat diselesaikan. Aplikasi absensi karyawan Talenta mengingatkan karyawan untuk check-in dan check-out, tidak ada dokumen yang hilang, dan data sampai ke departemen HR dengan tepat waktu.
Distribusi, pengumpulan, pemrosesan, menjadi lebih mudah. Versi digital juga jauh lebih transparan, dan karyawan lebih sulit memalsukan jam kedatangan atau jam pulang kerja.
2. Absensi Excel Menyebabkan Penurunan Produktivitas Kerja
Berdasarkan kuesioner web, 46,7% responden mencatat waktu ketidakhadiran seperti liburan, cuti sakit, perjalanan bisnis, dan lain-lain masih dalam bentuk manual, dan sebanyak dua pertiga (69,5%) responden juga mencatat pekerjaan lembur dengan cara manual.
Padahal jika dibandingkan dengan spreadsheet manual, attendance management software yang memuat proses pengajuan cuti, pengajuan izin sakit, dan persetujuan atasan langsung dari smartphone membuat pekerjaan jauh lebih cepat, lebih produktif,mudah, dan bebas dari kesalahan.
Menerapkan pekerjaan sederhana secara digital, tentu menghemat banyak waktu bagi setiap perusahaan, yang kemudian dapat dihabiskan untuk tugas yang lebih penting dan berkontribusi pada nilai yang lebih tinggi.
3. Tidak Ada Cara untuk Menjadwalkan secara Efektif dengan Absensi Manual
Dengan absensi online, Anda dapat mengatur waktu karyawan dengan lebih efisien. Misalnya, jika analisis data tim HR menunjukkan kepada Anda jam lembur di satu departemen, atau banyak cuti sakit di departemen lain, ini memberi Anda kesempatan untuk bertindak tepat waktu dan efektif.
Anda dapat dengan mudah menemukan akar masalah dan akhirnya memutuskan tindakan yang perlu diambil. Hal ini memungkinkan Anda untuk menggunakan sumber daya yang terbatas secara efisien serta menghemat waktu untuk departemen HR, yang dapat berfokus pada tugas-tugas strategis.
Melalui penggunaan penjadwalan otomatis, penjadwalan waktu kerja di Talenta memungkinkan manajer untuk membuat dan mengelola jadwal untuk kelompok karyawan yang lebih besar.
Manajer dapat menjadwalkan jam kerja secara real time sesuai dengan keinginan karyawan dan kebutuhan bisnis. Baik itu jadwal harian, mingguan, atau bulanan terlihat di dashboard Talenta.
4. Sulit Mengatur Waktu Lembur maupun Ketidakhadiran Karyawan
Dengan attendance management software, mengelola lembur dan absensi menjadi jauh lebih mudah. Ketidakhadiran dapat diminta dan disetujui dengan menggunakan aplikasi. Ada juga statistik terperinci tentang frekuensi ketidakhadiran berdasarkan waktu, dan gambaran umum yang lebih baik tentang periode lembur.
Di tingkat perusahaan, manajemen lembur dan ketidakhadiran yang tepat dapat membantu mengidentifikasi apakah secara finansial lebih baik dan lebih layak untuk menerapkan kerja lembur daripada mempekerjakan karyawan baru, yang dapat menghemat anggaran tahunan.
Perencanaan sesuai kebutuhan di lapangan merupakan salah satu elemen dasar dalam menjaga produktivitas yang tinggi, khususnya di bidang manufaktur, retail, call center, perhotelan, kesehatan, dan logistik.
5. Langsung Mengetahui Absensi Melalui Aplikasi Online
Survei menunjukkan bahwa sepertiga (35,5%) perusahaan tidak memiliki gambaran umum tentang berapa banyak karyawan yang datang untuk bekerja pada hari tertentu, dan kapan. Hal ini karena mereka sama sekali tidak melacak jam kerja karyawan.
Sebetulnya, dengan mengetahui karyawan mana saja yang datang maupun tidak, dapat mempermudah tim untuk mengerjakan tugas-tugas yang urgensi yang perlu diganti sementara. Terlebih, jika karyawan yang berhalangan hadir secara tiba-tiba karena sakit dan lain hal.
Jadi, apakah Anda masih melacak absensi karyawan secara manual? Percayalah, cara ini tidak optimal. Coba solusi aplikasi absensi online Talenta secara gratis dan lihat sendiri betapa nyamannya menggunakan digital dengan attendance management software Talenta.
Tidak ada komentar